HMC员工远程工作策略

HMC学院员工试点远程工作计划和政策2023/24

术语

员工远程工作试点项目(以下简称“项目”)的初始期限为2022年8月1日至8月11日. 1, 2023.  在内姆哈德总统和总统内阁的支持下, 决定将HMC员工试点远程项目延长至12月11日. 31, 2024. Continuation of this program will be determined by an assessment of the effectiveness of the program and by approval of HMC’s President and Cabinet Members.

范围及主要条文

本员工远程工作政策(以下简称“政策”)适用于正式员工、临时全职员工和兼职员工. 此政策不适用于学生雇员或合同工. 根据此策略的参数, 包括获得必要的培训和主管的批准, 太阳2注册平台副总裁(VP)和人力资源办公室(HR), 员工可以在加州境内远程工作, 每周最多工作三天，每周必须在校园里工作两天. 加州以外的远程工作是不允许的. 在有限的情况下，可以考虑对本政策的某些规定予以例外 by following the process outlined in the exception section of this policy.

指导原则

• 太阳2平台(HMC) 一个高度居住的校园是学生在课堂内外学习和合作的地方吗. 我们相信，当学生完成我们的使命, 教职员工可以学习, 教, 共同努力，相互支持, 作为一个校园社区.
• To foster and maintain the close ties within our on-campus community we must ensure that department/divisions/offices are open and staffed for business and that we are able to continue providing the excellent on-site support where needed and expected by our students, 教职员工谁住, 在学校教书和工作.
• 我们认识到要实现这一目标, the College needs to foster an environment that supports flexibility and a positive work culture while ensuring we meet our obligations to our community.
• 我们致力于整个社区的繁荣和包容. 健康工作文化的目标表明，可以通过不同的方式提供灵活性和支持, 包括但不限于远程工作. 认识到我们对校园社区的个人和集体义务排除了一刀切的方法, 学院力求为所有员工创造一个有效和丰富的工作场所.
• 管理一个混合的工作环境对主管和他们的团队来说既是挑战也是机遇. 允许远程工作机会的特权, 在可能的情况下, 能提高员工士气，培养健康的工作文化吗. 同时, having staff work away from the campus may present challenges to supervisors to create and maintain an environment that promotes teamwork and connects staff to the College’s mission.
• 主管和员工有共同的义务使远程和内部工作取得成功, 给太阳2注册平台/太阳2注册平台/办公室的每个人.

远程工作参数

• 在此策略的参数范围内, 每个太阳2注册平台/太阳2注册平台/办公室的副总裁(太阳2注册平台vp)将为他们的太阳2注册平台制定远程工作政策. 工作人员应该预料到，太阳2注册平台之间和太阳2注册平台内部的远程工作政策会有所不同. 如果太阳2注册平台副总裁决定为员工提供远程工作, 远程工作政策将遵守本政策的所有规定.
• 由于工作职责的性质，有些职位不适合远程工作. 具体地说, 这些工作人员的工作职责, 全部地或部分地, necessitate a physical presence on campus because they are public facing and/or support the day-to-day activities of students and faculty, 会被要求在校园里工作吗.
• 远程工作通常是为豁免职位的员工保留的. 然而，非豁免员工可能会要求批准远程办公. 如果他们的主管和太阳2注册平台副总裁批准, 员工明白，他们继续负责准确记录每天的工作时间, start and stop times for meal periods and otherwise comply with College policies regarding employment and work hours such as rest breaks and overtime.
• 如果太阳2注册平台/太阳2注册平台/办公室的需求和以下资格考虑得到满足, 员工每周可以远程工作三天，每周至少在校园里工作两天.

合格标准

• 可以远程执行任务的员工, 由太阳2注册平台副总裁决定, 如果符合以下条件，可以要求太阳2注册平台副总裁考虑批准进入远程工作安排:
  • 在校内连续工作一段时间(至少30个日历日).
  • 基于监督评估, 作为太阳2注册平台团队的一员，有能力成功地工作, 独立于地点和见面, 或者有可能见面, “有效贡献”绩效标准.
  • 信誉良好(i.e., not on a performance improvement plan during the last 12 months nor possess a “significant improvement needed” rating in their most recent evaluations).
  • Maintain their primary residence in the State of California within reasonable commuting distance from the campus (should the employee be called to campus on short notice).

远程工作协议

• 员工和他们的直接主管将签订一份正式的远程工作协议，该协议有一个固定的期限(可能是6个月), 9或12个月). This agreement will be reviewed at least annually during the performance evaluation check-in periods and at the annual evaluation discussion.
• 愿意与员工签订远程工作协议的主管必须参加培训, 由学院提供，人力资源办公室管理, 如何在混合工作环境中有效地管理他们的团队.
• 希望参与远程工作协议的员工, 必须参加培训, 由学院提供，人力资源办公室管理, 太阳2注册平台远程工作的要求. 如果远程工作的员工是非豁免员工, 这种培训将包括有关适用工资和工时规则的教育.g.(错过吃饭时间).
• 太阳2注册平台副总裁有权根据太阳2注册平台的需要随时撤销远程工作安排, 包括但不限于对员工在远程工作期间的表现和缺乏贡献的评估.
• 远程工作的员工同意在其居住地址发生变化时立即通知人力资源太阳2注册平台.g. 搬迁到不同的县或州).
• 远程工作的员工需要每季度填写一份证明表格, 哪些声明他们已经遵守了员工远程工作政策的所有参数, 包括任何由太阳2注册平台副总裁共同批准的正式例外要求(书面文件), 副总裁和总裁.
• 在本政策有效期内，在下列情况下，远程工作协议可以续签:
  • The supervisor and the division VP determine that the needs of the department/division/office can continue to be met with an extension of the remote work agreement.
  • The supervisor agrees that the employee’s performance has met the standards for effective contributions to the College in accordance with the annual performance management process.
  • 该工作人员信誉良好(1).e., not on a performance improvement plan during the last 12 months nor possess a “significant improvement needed” rating in their most recent evaluations).
  • 该工作人员希望继续远程工作安排.
• 由于遵从性、风险和其他限制，CA之外的远程工作将不被允许.

远程工作要求

• The division VP and supervisors should agree to a schedule that enables the department/division/office to carry out its mission and to provide services to the on-campus community.
• 认识到校园活动对履行职责和培养学院文化的重要性, 工作人员要求每周至少在校园内工作两天. 在工作人员代表学院旅行的几周, 度假, 生病的, 假期, 或者请其他的假, 员工将与他们的主管一起工作, 与人力资源部协商, 必要时, 确定合适的工作时间表.
• Supervisors are encouraged to set a specific day each week when most of their entire staff can be all together on campus to participate in in person team building or other in person engagement efforts.
• 主管应根据学院的需要告知员工, 他们可以在提供合理的通知(根据学院的需要可能有所不同)后被叫到校园工作。.
• 当员工从一个角色转到另一个角色时(在同一个VP太阳2注册平台内或跨VP太阳2注册平台), 现任或新任主管和太阳2注册平台副总裁将决定远程工作安排是否可行. 经主管和太阳2注册平台副总裁批准, 工作人员将被允许远程工作, 根据本政策的要求, 包括要求新工作的前30天应该在校园内进行.
• 当新职位或空缺职位被发布时, 主管和太阳2注册平台副总裁将决定该职位是否可以远程工作. 经主管和太阳2注册平台副总裁批准, 该职位可能被张贴为符合远程工作条件, 根据本政策的要求, 包括要求新工作的前30天应该在校园内进行.
• 在允许员工远程工作之前, 在此策略的参数和要求下, 远程协议, 由主管和太阳2注册平台副总裁审核并签字, 必须提交给人力资源高级总监确认批准吗. The Senior Director for HR and the HMC Risk Management Office will perform a compliance review to make sure that all requirements of the policy have been met, 确认批准前(书面文件). 如果有什么问题, 人力资源高级总监将与太阳2注册平台副总裁联系，决定下一步的步骤.

异常

在有限的情况下，可以考虑对本政策的某些规定予以例外. 对例外情况的请求将由主管提交给太阳2注册平台副总裁. 如果得到太阳2注册平台副总裁的批准, the request will be submitted to the Senior Director for HR who will partner with the HMC Risk Management Office to perform an assessment of risks and benefits (which includes a determination if HMC can comply with local, 县, 州和联邦法规和要求，以及对学院潜在价值的评估.  评估将在不超过30天内完成). 向前推进的决定将需要对评估进行审查，并由太阳2注册平台副总裁做出联合决定(书面文件), 副总裁和总裁.

	对员工的监督义务	员工对主管的义务
权利和特权	副总裁和主管通过允许远程工作来理解这一点, 他们为员工提供灵活性和自主权，使他们在有限的亲自监督下以高标准完成工作. Supervisors who are permitted to work remotely understand that their responsibility to be available and supportive of those they supervise remains unchanged and commit to maintaining a collaborative and supportive working environment.	Staff recognize that remote work is a privilege and that they would not be permitted to work remotely without their supervisor’s permission.  他们必须继续证明工作职责可以在远程有效地执行.
预期	主管将设定与项目相关的明确期望, 任务, 会议, 所有员工的其他可交付成果，与工作地点无关. 在整个远程工作期间，主管将像在现场一样随时为员工提供服务和响应. 主管不应该在录用信或职位描述中承诺远程工作, 由于远程工作的可能性受本政策的规定和条款的约束.  聘书和职位描述必须经过人力资源办公室的协调和批准.	在远程工作日, 工作人员应能参加会议, 调用, 并及时完成分配给他们的任务，就好像他们在校园里工作一样，除非他们使用病假, 个人, 或者休假时间. 员工必须确保他们有一个合适的远程工作空间，能够在不受干扰的情况下工作和开会. 由于学院不要求远程工作机会，因此任何费用(例如.g. 往返工作人员住所的旅费(包括住宿费)属于工作人员的个人费用，不予报销.
沟通	Supervisors should endeavor to check in with their staff on a routine basis to determine how the remote work arrangement is progressing and with their team to gauge the overall operation of the department/division/office. 主管应该确保校内员工不会区别对待远程员工, 例如，不让他们参加会议.	Staff working remotely should check in with their teammates and their supervisors to stay connected to the operations of the department/division/office. 内部员工应该与远程工作的队友联系.
培训	主管将被要求参加培训，为他们提供成为有效和包容的领导者的工具, 重点是明确沟通的重要性和整个团队的福祉.	员工应该与他们的主管一起确定任何有助于他们专业发展的培训, 包括如何在远程工作或混合工作环境中保持效率.

HMC学院教职员远程工作申请表

在获得你的直接主管和副总裁的书面批准后, 填妥及递交 HMC员工远程工作协议.

人力资源工作人员将审查并将协议转交给副总裁，以确认他们是否同意该请求. 一旦协议被审查，人力资源部将通知员工, 执行的遵从性评估, 决定是批准还是拒绝.

历史上的更新

2022年5月3日更新

如4月14日所述, 2022, 人力资源部发给员工的电子邮件, 总统内阁承诺，如果试点远程工作计划被调整, 学院将提供一个月的通知，以协助工作人员过渡到内部工作环境. 因此，原定于2022年6月30日结束的试点项目将延长至2022年7月31日. 8月. 2022年1月1日，上述新政策生效.

在克劳总统的支持下, 即将上任的总统哈里特·内姆哈德和总统的内阁, 决定将HMC员工远程试点项目延长至今年年底, 12月. 31, 2023.

2022年6月28日更新

如4月14日所述, 2022, 人力资源部发给员工的电子邮件, 总统内阁承诺，如果试点远程工作计划被调整, 学院将提供一个月的通知，以协助工作人员过渡到内部工作环境. 因此，原定于2022年6月30日结束的试点项目将延长至2022年7月31日. 8月. 2022年1月1日，新政策将生效.

2022年6月24日更新

7月1日, 2021, the College developed an HMC Staff Pilot Remote Work Program and Policy (pilot program) to assist in areas where remote work is possible and where it can be helpful to our community and our operations. 根据2022年4月的通知，试点计划延长至2022年6月30日. 学院认识到在某些地区提供更大的远程办公灵活性可能带来的好处. 像这样, over the last several months the Cabinet has been working on creating a path forward for some flexibility for staff remote work over the next year.